С момента появления различного рода организаций, стал вопрос о штате работников. Одному руководителю осуществлять свои полномочия достаточно трудно, поэтому возникла объективная необходимость в сотруднике, который помог бы ему в процессе управления предприятием. Этот сотрудник – референт. К его обязанностям относятся мероприятия, направленные на облегчение принятия решений руководителем. Сюда относится сбор материалов, их изучение и подготовка обобщающих докладов и записок, консультации со специалистами по различным вопросам, ведение промежуточных переговоров с партнерами, назначение встреч и т.д. В различных организациях объем обязанностей референта различен, поэтому при принятии на каждое новое место работы с соискателем обсуждается круг его полномочий, который затем закрепляется в договоре или контракте. Современная практика пришла к тому, что должности референта и секретаря совмещает один штатный работник – как правило, секретарь, который берет на себя все функции, закрепленные за референтом.

Референт – это сотрудник, который облегчает работу руководителя и помогает ему. Ввиду того, что все подготовительные и консультативные мероприятия осуществляет квалифицированный референт, руководитель может работать более эффективно, не отвлекаясь на мелочи. В обязанности секретаря-референта включают следующие: работа с базами данных, включая внесение данных и составление сводной информации; координация и организация взаимодействия и работы структурных подразделений предприятия; непосредственная помощь руководителю.

К референту предъявляют ряд требований. Среди них ответственность, коммуникабельность, высокий уровень интеллекта, умение продуктивно организовывать собственное рабочее время, оперативно принимать решения и ликвидировать проблемы различного рода. Приветствуется, а в последнее время и зачастую обязательно, знание иностранных языков. Немаловажно уметь правильно и красиво говорить. Также следует уделить внимание своей внешности, одежде, необходимо выглядеть свежо, несмотря на бессонные ночи и стрессовые ситуации, необходимо всем своим внешним видом располагать к диалогу, так как секретарь-референт является лицом организации и клиенты в первую очередь общаются именно с ним. И первое впечатление о компании – это впечатление о доброжелательном и компетентном референте.

Получение отдельного образования по специальности «секретарь-референт» невозможно ввиду того, что учебные заведения не осуществляют подготовку по данному профилю. В основном на данную работу принимают работников с высшим образованием по любой из смежных специальностей. Главные требования к ним – ответственность и исполнительность. Обучение основным направлениям работы секретаря-референта можно пройти на различных курсах, в техникумах, высших учебных заведениях.